In English
Idag har många arbetsplatser helt eller delvis införlivat remote-kulturen vi vande oss vid under pandemin. Den stora fördelen har varit bättre balans i vardagen men högst upp på listan över de negativa aspekterna kommer oftast bristfällig intern kommunikation.
Gränsen mellan det privata och arbetet har suddats ut. Vi har det moderna kontoret i fickan och är ständigt på språng mellan jobb och privata aktiviteter. Informationsflödet har ökat enormt och mycket av arbetsdagen sker numera genom en mobiltelefon eller dator från olika platser. De flesta möten sker digitalt och den interna och externa kommunikationen blandas i olika kanaler som telefonsamtal, mejl, SMS, Teams, Whatsapp, Slack eller något annat populärt verktyg.
Vi pratar med hundratals nya organisationer varje vecka och när vi frågar dem hur de kommunicerar internt nämns oftast mejl, Teams eller Slack. När vi frågar; hur gör ni i en krissituation? Eller när något väldigt viktigt sker? T.ex. en olycka, hot/våld, IT-driftstörning eller en allvarlig händelse i samhället?
Då brukar det bli tyst. Personen blir eftertänksam och säger att “vi använder ju samma verktyg”. Snabbt konstateras att vid en allvarlig incident skulle det vara nästintill omöjligt att nå fram med viktig information till rätt personer. Mottagarna sitter sannolikt i ett digitalt möte med mobilen på tyst läge, växelnumret mötesblockat eller så fastnar informationen i det ständiga brus av notiser från mobil och dator.
Igenkänningsfaktorn är väldigt hög när personerna beskriver den enorma dagliga mängd av notiser från mejl, SMS, Teamsmöten, Whatsappmeddelanden från vänner eller barnens idrottstrådar, Linkedininlägg som HR vill ska gillas, ping från olika Slackkanaler och allt toppas med shoutouts, emojis och GIFs.
Efter en stunds diskussion blir slutsatsen normalt att ”vi kan faktiskt inte säkerställa att vi når rätt personer med rätt information vid rätt tillfälle. Och vi vet faktiskt inte var våra kollegor befinner sig om dagarna om något skulle allvarligt skulle ske i vår byggnad eller i samhället.”
Cosafe är ett svenskt Software-as-a-Service (SaaS) techbolag inom säkerhet som hjälper företag, myndigheter, kommuner och skolor att hålla sina medarbetare trygga och informerade. Tillsammans med säkerhetsexperter från hundratals kunder har vi tagit fram en användarvänlig larmapp som underlättar kritisk kommunikation och tryggar arbetsplatser för hundratusentals användare.
I den här artikeln listar vi fem anledningar till varför de vanliga kommunikationskanalerna brister som effektiva verktyg i en allvarlig händelse, incident eller kris. Vi hoppas att du hittar några användbara tips och ökar din medvetenhet oavsett vilket verktyg ni använder för att hålla medarbetare trygga och informerade.
1. Mängden notiser per dag skapar ett svårgenomträngligt brus
Vi har alla upplevt det – den konstanta strömmen av notiser från mejl, Teams, Slack och WhatsApp. När det plingar upp till 50 gånger skapas ett brus som gör det svårt att skilja de viktiga meddelandena från det övriga flödet. Viktig information når inte alltid genom tyst läge på mobilen, vilket resulterar i att under möten eller i tysta stunder kan viktig information obemärkt passera förbi. För Slack-användare skapar avsaknaden av läsbekräftelser en stor utmaning där man inte säkert vet om ens meddelande har nått rätt person i tid.
TIPS: För att hantera det ökande bruset av notiser och för att se till att viktig information inte går obemärkt förbi, här är ett användbart tips: Skapa en ”Notispaus” rutin, bestäm specifika tidpunkter under dagen när du tar en kort paus för att gå igenom dina meddelanden. Ställ in din enhet i ”tyst läge” för att undvika avbrott. Använd kommunikationsverktyg som tillåter viktiga meddelanden att passera tysta lägen och erbjuder läsbekräftelse. Genom att följa denna rutin kan du prioritera viktiga meddelanden och förbättra produktiviteten samtidigt som du minskar notisbruset.
2. Tidskrävande, otydligt och svårt att eskalera ett ärende
I en krissituation är det kritiskt att kommunicera snabbt och effektivt till alla berörda parter. När en incident inträffar måste informationen snabbt delas med många personer, och nya deltagare kan behöva gå igenom historiken. Men i ”end-to-end” krypterade meddelandetjänster som Whatsapp är det omöjligt att dela historiken med nytillagda deltagare, vilket hindrar snabb spridning av viktig information. Dessutom kan ouppdaterade kontaktlistor och telefonnummer försvåra kommunikationen under kriser. Vid stora samhällsstörningar kan vanliga kommunikationsmetoder som SMS och telefonsamtal ha svårt att nå fram på grund av mobilnätets överbelastning, vilket starkt begränsar möjligheten till effektiv kommunikation under kritiska situationer.
För att hantera dessa utmaningar erbjuder Cosafe flera fördelar jämfört med WhatsApp, inklusive läskvittens på varje meddelande som är synlig för alla i meddelandetråden, vilket främjar transparens och effektiv kommunikation. Leverans och läskvittens på varje individuellt meddelande är avgörande i krissituationer för att inte larmtråden ska fyllas med onödiga kommentarer som t.ex. ”jag har läst, tumme upp etc.”. Om avsändare önskar kan den dessutom blockera kommentarer för att eliminera risken för desinformation, spekulationer eller oönskade frågor.
TIPS: Använd en dedikerad kommunikationsplattform för kritisk information och nödsituationer som erbjuder läskvittens i meddelandetrådar för ökad transparens och effektivitet.
Genom att ha en specialiserad plattform för incidenter och nödsituationer kan du förbättra ärendeshanteringens effektivitet och snabbt nå ut till rätt personer när det verkligen behövs, vilket sannolikt minskar skadliga konsekvenser.
3. Avsaknad av redundans i händelse av cyberattack
Cyberattacker är idag ett mycket reellt hot för många företag. I den här artikeln kan du läsa mer om hur du förbereder dig. En av de första åtgärderna vid en cyberattack brukar vara att stänga ner nätverket vilket kan omöjliggöra kriskommunikationen i det ordinarie kommunikationsverktyget och möjligheten att dela handlingsplaner som ligger på servern. Att förlita sig på ett enda kommunikationsverktyg kan vara riskabelt. Om den kanalen går ner av någon anledning kan du missa viktig information i en kritisk situation.
TIPS: Genom att ha två effektiva kommunikationsvägar och säkerställa att du har en plan för att hantera cyberattacker, kan du förbättra din organisations förmåga att agera snabbt och effektivt i kritiska situationer även om ett system ligger nere.
4. Problem med Personuppgiftshantering och GDPR
För alla som berörs av GDPR försvåras valet av verktyg ytterligare. Man vill i högsta möjliga mån undvika tredjelandsöverföring av personuppgifter och vissa organisationer tillåter ingen överföring alls.
De stora drakarna Google, Meta och Micosoft erbjuder, till extra kostnad, lagring av data inom EU men tredjelandsöverföringen kan som känt ändå bli aktuellt pga ägandet och underbiträden. Upphörandet av Privacy Shield i och med Schrems II har försvårat för många organisationer, en ljusning i horisonten är dock det nya EU-US Data Protection Framwork som nyligen presenterats.
TIPS: Utforska GDPR-säkra alternativ: För att hantera personuppgifter och följa GDPR-kraven, bör du överväga att använda verktyg och tjänster som erbjuder säker hantering av data inom EU. Utforska möjligheterna till GDPR-säkra alternativ som inte kräver tredjelandsöverföring av personuppgifter. Det kan inkludera att utvärdera mindre kända leverantörer och de senaste riktlinjerna som EU-US DPF för att hitta en lösning som passar dina behov utan att kompromissa med dataskyddet.
5. Avsaknad av beredskap och automation
Den som drabbas eller upptäcker en incident och larmar i företagschatten måste också snabbt få tillgång till aktuell handlingsplan för att veta hur man ska agera. Roller, ansvar och arbetsuppgifter behöver delegeras, sekretessbelagd kommunikation ska skötas inom krisledningen medan lägesbild och verifierad information ska gå ut till alla.
När hela incidenten äntligen är över ska händelseförloppet analyseras i en post mortem eller post action rapport. Då är det viktigt att allt har loggats automatiskt så att en rapport kan skickas internt, till externa intressenter och myndigheter.
Med tekniska hjälpmedel kan man i förväg planera, fördefiniera och automatisera viktiga arbetsflöden kring kriskommunikationen för att spara ovärderlig tid i kritiska lägen som istället kan användas till att att minimera konsekvenserna av händelsen.
TIPS: För att öka effektiviteten och minska tiden som krävs för att hantera en incident, överväg att använda tekniska hjälpmedel för att automatisera viktiga arbetsflöden kring kriskommunikation. Skapa fördefinierade processer som inkluderar att tilldela roller, delegera ansvar, säkerställa sekretess och distribuera information. Genom att automatisera dessa steg kan du spara ovärderlig tid i kritiska situationer och snabbt sätta igång med att minimera konsekvenserna av händelsen. Dessutom, se till att allt loggas automatiskt för att underlätta analyser i efterhand och rapportering till interna och externa intressenter.
Håller du med?
För oss är det en självklarhet att hålla kriskommunikationen separat från det vardagliga. Vi ser idag ett stort intresse för Cosafe larmapp av många anledningar, men de problem vi listar ovan är vanliga orsaker.
Några lärdomar från våra kunder inkluderar:
- ett larm om en allvarlig händelse måste gå igenom dagliga bruset och tyst läge på mobilen
- kommunikationskanalen för kritisk information ska vara separerat (redundant) från den ordinarie kanalen t.ex. mejl eller Slack ifall systemet har problem
- All datalagring ska finnas inom EU och på flera geografiska platser för högsta möjliga säkerhet och bästa tillgänglighet
Att effektivt kunna larma, hantera och förebygga kritiska händelser är A och O för en organisations krishantering. Därför är det självklart för oss att man enkelt ska kunna larma rätt personer med endast en knapptryckning, automatiskt få krisplan och checklistor serverade till sig. Naturligtvis ska man också kunna få en rapport för uppföljning utan att det kräver många timmars administration.
Allt det här får våra användare. Vi tycker att en väl genomtänkt krisplan bör inkludera en dedikerad kommunikationskanal som är anpasssad för ändamålet.
